監理資料是在工程監理過程中逐步形成的。而整個工程監理過程環節繁雜，專業各異，不論是總監理工程師，還是專職資料員，僅僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。根據監理資料產生于監理過程的特點，制定“誰監理、驗收，誰負責”的監理資料管理原則是適宜的。因此監理機構內部必須明確分工，劃分監理工作范圍，建立內部責任制。監理工作范圍清楚了，監理資料的責任也就明確了。專業監理工程師負責本專業的原材料、分項工程的驗收及有關監理資料（含附件）的收集匯總及整理，分部工程驗收完畢，即應將完整、真實的監理資料交資料員驗收歸檔。資料員負責監理資料的驗收、分類整理。為了保證監理資料管理工作的有序進行，項目監理機構還應建立內部工作制度，確定工作程序、內部會議制度、工作檢查、匯報制度及監理人員輪休工作替代制度，保證崗位不缺人，工作有人做，資料有人管，監理日記有人記，確保監理資料的連續性、完整性。

　　監理人員匯報監理工作時，應同時匯報監理資料的情況。總監理工程師在檢查監理人員工作時，也應同時檢查其負責的監理資料。從監理資料的質量可評估該監理人員的工作質量。

　　二、要重視對施工資料的監理

　　監理資料管理要做到及時、真實、有序，在施工監理的全過程中，還必須重視對施工資料的監理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項、分部工程的實體質量合格文件。監理工程師對工程的驗收就是在審核施工資料的基礎上，對工程實體進行檢查，以驗證施工資料的真實性。施工資料不符合要求，則工程實體質量就無從談起。我們對工程實體的質量控制是從工序、分項、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質量控制也應從工序、分項、分部工程做起。細分目標，步步把關。對施工資料的監理是監理工程師的一項重要的工作內容。

　　施工資料也是日后施工單位質量責任的證據。施工單位有義務做好施工資料的管理。為了促使施工單位對施工資料管理的重視，在第一次工地例會上就要強調施工資料的重要性，要交待有關施工報驗工作的程序和基本條件。特別在施工準備階段一定要嚴格把關，堅持報驗必須資料先行，各項施工資料必須真實、合格的原則。在平時的工程例會上也要多次重申，并爭取獲得業主的理解和支持。

　　三、加強與業主的溝通，爭取業主的理解和支持

　　監理資料管理工作與其他監理工作一樣需要加強與業主的溝通，爭取業主的理解和支持，監理資料中的施工合同文件、勘察設計文件、施工圖紙、設計變更、工程定位及標高資料、地下障礙物資料等等，都由業主提供。平時工作的來往信函、會議紀要、監理工作聯系單等也和業主有關。工程計量和工程款支付、工期的延期、費用索賠等工作也要與業主溝通。對施工資料的嚴格要求也需要爭取業主的理解和支持，否則工作很難開展，監理資料的管理工作就難以落實。

　　四、監理日記是總監檢查監理工作、監理資料的主線

　　監理日記是逐日記錄監理工作和施工活動的重要資料，內容涉及工程建設的全方位，時間的連續性強，它是總監檢查監理工作和監理資料的重要線索。

　　總監應每天簽閱監理日記，這樣既檢查了監理人員的工作，又熟悉了監理情況。對于監理日記的檢查，總監理工程師可根據監理人員的職責和施工進度，檢查監理日記是否有漏記部分，例如：工程施工已到基礎驗收階段，工程項目某單元的土建。專業的監理日記中應有該單元的施工方案報驗、材料報驗、測量放線報驗、基礎隱蔽工程報驗等事項；如期間內有召開工程例會、質量問題處理等事項也應有記錄。以這些記錄為依據，可再進一步檢查該監理人員負責的監理資料是否完整、及時、分類有序。如監理日記中記載水泥進場報驗，可核查當天有無水泥報驗單，并檢查所附的水泥合格證、準用證等質量證明資料是否齊全、有效；如當天有測量放線報驗記錄，可檢查當天是否有測量放線報驗單，并檢查所附的施工單位自檢資料及測量成果、監理復測記錄等。我們還可以根據有關監理資料來核查監理日記。如：根據某一份原材料報驗單的日期，檢查該天的監理日記是否有記錄等。這樣不但檢查了專業監理工程師所負責的監理資料，也同時檢查了監理工作的質量。監理日記審閱后，總監理工程師應簽字留下記錄。目前有的監理日記記錄過于簡單，內容不完整；有的記錄內容不準確，只記錄施工形象進度，監理工作內容卻未認真記錄，有的記錄日期與施工資料不相吻合等。對于監理日記的缺陷，總監理工程師應及時檢查，督促改正。這樣，總監理工程師通過監理日記的核查，既能掌握每個監理人員的工作情況，同時也可以督促監理人員按規范要求作好監理工作。

　　實踐證明，要做好監理資料的管理，應在提高監理人員素質的基礎上，總監理工程師應予重視，完善制度，落實責任，勤于檢查督促。這樣，工程竣工后就能留下一份滿意而放心的監理資料。